こんにちは、ハヤです。
仕事で『報連相』するときの話し方がなかなか決まらない…
以上のお悩みをサクッと解決できます。
◆本記事の内容
仕事で周りの方と連携していくために、『報連相』は必須のスキルです。
筆者も仕事をしている中で、報連相が定まらず悩んでいました。ただ、最近少しずつコツがわかってきた気がするので、この機会に記録していこうと思っています。
まだ模索中ではあるため、テンプレが変わる可能性もあります。また、新たな状況でテンプレートを思いついたら、随時追加していく予定です。
以下のような方に、少しでも参考になれば幸いです。
・仕事の進捗報告の仕方がわからず悩んでいる方
・報連相について本やネットで調べたけどイマイチピンとこなかった方
・自分で何を言ってるのか分からなくなる時がある
一方で、問題なく報連相出来る方には参考にならないかもしれません。
この記事は約2~3分で読めます。
それではどうぞ。
報連相のテンプレに入る前に
今回、ご紹介する報連相のテンプレートは、あくまで一例にすぎません。
正解はありませんし、人によって言い方や言い回しもさまざまです。
このテンプレをベースにして、取り入れて試してみてください。そして慣れてきたら「〇〇はこうした方がいいかも」とアイデアが浮かんだら実践してみてください。
テンプレの前に意識すること
人に説明するときは【大枠の話→詳しい話】の流れを意識して話ましょう。
人は大枠から説明された方がわかりやすいからです。
【大枠の話→詳しい話】は【大→小】【抽象→具体】にも言い換えられます。
人に話すときは上で紹介したいことを意識してから、伝えるようにしましょう。
仕事で使っている報連相のテンレ
『報連相』する場面を『チャット』と『対面』に2つに分けて紹介します。
チャット版：報連相の実例
状況①：わからないことを質問する
【事実】：先ほど○○がありました。
【自分の解釈・対応】：この場合、○○（A）した方がいいでしょうか？それとも○○（B）した方がよろしいでしょうか？（比較）
【相手に何をしてほしいか？】：ご確認のほどお願いします。
ポイント：【自分の解釈・対応】
ポイントは3つ目の【自分の解釈・対応】だと思っています。
そのまま「どうすればいいでしょうか」と言うと、相手に丸投げしているように聞こえてしまうことがあるからです。
筆者が新人の頃、3つ目の【自分の解釈・対応】の部分を考えずに、「どうすればいいでしょうか？」と質問したら、先輩から「それ、おれに考えろっと言ってんの？」と嫌味っぽく言われた経験があります。
あくまで自分も考えた上で、相手にとにかく「私も方法を考えていますよ」とアピールすることが大事です。この「〇〇（A）か○○（B）か」は常識の範囲であれば何言をっても大丈夫だと思っています。
考えているアピールが大事です。2つ思いつかなくても1つはひねりだせるようにしていきましょう。
最初の頃は、検討外れなことを話してしまうこともあるかもしれませんが、仕事に慣れてくるとその解釈もだんだん合ってくるようになってくるので安心してください。
状況②：仕事を頼まれて、終了を報告する時
【頼まれたことをザックリ説明】：
【好み】
ポイント：終わったらすぐに報告
報告が遅れると、仕事遅い人と思われる可能性があるからです。
対面バージョン：報連相の実例
状況①：同僚や上司に直接『報連相、確認』する場合
【何の話？】；○○について（〜の件）、相談（報連相または確認）です。
【何が起きた？】：（5W1Hで説明）●●がありました。
【自分が考えていること】：○○（A）した方がいいですか？それか○○（B）の方がいいですか？（比較）
【相手にしてほしい】：（あってもなくてもいい）
ポイント：話し言葉と書き言葉は違う
ポイントはチャット用より言葉を「短く、軽く」を意識することです。
報連相のテンプレで意識すること
チャットや対面で報連相を行う際の共通点は、「短く、わかりやすく話す」ことが大切だと思います。
頭の良い方の報連相を聞いていると、話が短く、また「〜です」「〜ます」と語尾がはっきりしている印象を受けます。とてもわかりやすいですね。
一方で、今までの私は「〜ですけど…」で話が止まってしまい、伝えきれない癖があることに気づきました。
もし、私と同じように歯切れの悪い話し方をしている方がいれば、まずは「です」「ます」と言い切れるように、言葉を減らすことを意識してみてはいかがでしょうか。
まとめ:『報連相』の基礎固めから始めましょう
対面用とチャット用の『報連相のテンプレ』を紹介しました。
筆者は新卒の頃から、報連相に関する本を読んでいたものの、全くピンと来ず、結局5年間身につかないままでした。
しかし、職場で周りの出来る方の『報連相』を観察し、テンプレを頭に入れて実践するうちに、少しずつ理解できるようになりました。
『報連相』は実践しないと身につかないと感じました。「苦手だからやらない」という考えで仕事をしていると、数年後に確実にツケが回ってくるでしょう。
そうならないためにも、早いうちに『報連相』を身につけることをおすすめします。
まずは、紹介したテンプレをベースにして、実際に使ってみてください。
今回は以上です。
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