こんにちは、ハヤです。
今回は、仕事が忙しくなったときに実践できることをご紹介します。
私は転職先に配属されてから約1年になりました。
仕事もだいぶ慣れてきたころに、
ふと気が付くと、仕事が終わった後に「今日は何をしたんだろう？」とさえ思い出せないくらい忙しい一日を過ごした日がありました。
さすがにこれはまずいと思って忙しいときにやることをまとめてみました。
それでは、どうぞ。
時間を忘れるぐらい仕事をしてしまう
私は忙しくなると、頭の中でじっくり考える余裕がなくなり、手当たり次第に仕事に取り組んでしまう傾向があります。
そして早く終わらせることに集中しすぎると、作業が雑になり、ミスを犯しやすい状態になってしまいます。
バタバタと動いて思考が停止してしまうのは、おそらく脳のリソースが限界に近づいているサインかもしれません。
そこで、次で出来る限り脳のリソースを温存しつつ仕事を進める方法をご紹介します。
忙しくなった時に出来ること
忙しいときにできることを3つ紹介します。
②シンプルなルールを作る
③深呼吸や短い休憩を挟む
①タスクの優先順位を決めておく
どんなに忙しくても、全体のタスクが把握できている状態は非常に重要です。
そのため、まずは紙やパソコンのメモ機能を活用して、やらなければならないタスクをすべて書き出してみましょう。
次に、各タスクの期限を確認し、優先度を明確にします。不要なタスクや後回しにしても問題ないものは思い切って切り捨て、本当に必要な仕事だけに絞り込むことがポイントです。
例えば、
「これは明日やれば大丈夫」
「これは今日中に終わらないと厳しい」
といった具合に、タスクごとに優先順位をつけることで、慌ただしい状況下でも冷静に対処でき、余計な焦りを抑えることができます。
また忙しい日だけでなく、日常的に「今、自分は何をすべきか？」を瞬時に判断する癖をつけることも、効率的に仕事を進める上で有効かもしれません。
②シンプルなルールを作る
日常の仕事の中で、忙しくなったときにどう行動するかをあらかじめ決めておくことが大切です。
シンプルなルールとして「○○したら○○する」という型を作ると、そうなったときに迷わずに動けるようになります。
例えば、
「この時間になったら○○をする」
「タスクが増えたら、まず優先順位を決める」
などのルールを決めておけば、いざ忙しくなったときでもスムーズに対応できるようになります。
③短い休憩を挟み、呼吸を整える
忙しいと、ついつい休憩を取るのをためらってしまいがちですが、実は忙しいからこそ休憩は必要です。
人間の集中力は90分程度が限界と言われていますし、勉強法の本でも、決まった時間ごとに休憩を挟むことで学習が続くという話を読んだことがあります。
おそらく仕事にも当てはまる理論だと思っています。
具体的には、ポモドーロ法のように、25分間集中して作業し、その後5分間の短い休憩を取ったりといったルールを設けると、効率的に仕事を進められるかもしれません。
5分間の休憩で、仮眠や瞑想、またはオーディブルを聞いたりすることも出来そうです。
忙しいときこそ一旦『間』を取る
忙しいときこそ、意識的に1～2分でも休憩を取ることが大切です。
感覚的には、まるでエヴァンゲリオンの暴走モードのようなものかもしれません。（伝わらなかったらすみません笑）
つまり、パイロットの指示を無視してロボットが勝手に動きだすように、人間でも意識が追いつかないまま体が勝手に動いている状態に似ているのではないでしょうか。
話しは戻りまして、仕事が増えてバタついてしまうのは、誰にでも起こり得ることです。
だからこそ、忙しくなる前にシンプルなルールを決めたり、優先順位を明確にしたりして、余裕を持って対処できる環境を整えておきましょう。
この記事が少しでも参考になれば嬉しいです。
今回は以上です。
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