こんにちは、ハヤです。
仕事でマニュアル作成を任されたけど、思ったよりうまく書けないなぁ。
今回は「仕事のマニュアルの作成方法」について、紹介したいと思います。
以下のような方に役に立てる可能性があります。
・自分専用の作業マニュアルを作成したい
・作業マニュアルに何を書けばいいかわからない
筆者について簡単にご紹介すると、
私はWeb会社で勤務しています。会社から「作業マニュアルがないため作成をお願いしたい」といわれました。マニュアル作成素人の私が行動しながら考えついたアイデアをまとめてみました。もし悩んでいる方がいたとして、少しでも気づきやヒントになれば嬉しいです。
※業務の詳細については伏せたうえで執筆しています。ご了承ください
それではどうぞ。
作業マニュアルの作成方法
私が考えるマニュアル作成方法は「起承転結」の考え方を活用していきます。
・起：導入・全体の流れ
・承：具体的な作業内容
・転：補足情報や注意点
・結：作業完了の対応・確認（大事）
マニュアル作成のゴール
「他人がマニュアルを見て、最初から最後まで業務を滞りなく遂行できる状態」だと考えています。
上記実現のために作業の流れをわかりやすくする必要であり、そこで今回の「起承転結」の考え方が活用できるのではと考えました。
通常業務では、マニュアルだけで完結できる説明力と構成力が求められます。
そうすれば迷いを防ぎ、再現性高い業務運用が可能になります。
次からメインパートになります。
起：導入・工程全体の流れ
マニュアル作成における「起」は、作業の全体像や概要を把握するための導入部分だと思っています。
例えば、私の場合は以下のような流れで整理しています。
・返信用メール作成
・Web制作の進行（構成〜実装）
・納品・確認作業
・最終チェック
ポイントは「具体性は求めず、とにかくザックリと書く」です。
承：具体的な作業内容
マニュアル作成における「承」は、前述した「起」で示した作業を、より具体的な手順に落とし込むパートになります。
例えば、「起」で画像編集という作業をあげた場合、「承」ではその内容を以下のような作業フローとして分解していきます。
・画像編集（具体的な作業内容はわからない）
・画像編集の内訳
①画像の切り抜き
②Photoshopで編集
③画像圧縮
④サーバーにアップロード
このように「起」ではひとつの作業に見えても、
実は複数処理を行うことで作業が完成することもあります。
具体的な手順というのは、作業初心者にとって重要になってきます。
もちろんベテランの方であれば「起」の部分で補完できることもありますが、
作業初心者の方は「承」の部分が理解できなければ、「起」の内容を実行することができません。
作業初心者でも迷わず作業できるようにするためには、「承」の充実度がマニュアルの質を大きく左右することがわかります。
補助：画像をいれる
私はテキストのみのマニュアルを読むのが苦手なので、マニュアルを作成するときは必要に応じて画像を挿入するようにしています。
実際に経験したのですが、テキストのみの説明だと認識のズレが生じる可能性があるため、画像を添えることでそのギャップを減らす効果が期待できます。
例えば、作業中の画面をスクリーンショットし、重要な部分を赤枠などで目立たせることで、作業者が迷わず行動できるようになります。
イメージ①
また必要に応じてテキストを追加するとより親切かもしれません。
イメージ②
画像はテキストの補助として非常に有効であり、視覚的に伝えることでマニュアルの完成度を高めることができます。
転：補足情報や注意点
マニュアル作成において、「転」は作業中に起こるイレギュラーや例外的なケースへの対応を記載するパートだと思っています。
例えば、作業の途中で選択や分岐が発生する場合があります。
そこにイレギュラー発生の影響で「B」の方法が使えず、
代わりに「C」の方法で対応しなければならないケースもあったりします。
Cの場面でも対応方法を記載しておけば、作業者は戸惑うことなく状況に応じた対応ができるようになります。
「転」はマニュアル全体の中で緊急性は高くないですが、実務の再現性を高めるうえで重要度が高いパートだと思っています。
補足や注意点を加えることで、作業者が安心して取り組めるマニュアルへとつながります。
結：作業完了の対応・確認（大事）
マニュアルの作成において、「結」は作業のゴールを示す非常に重要な部分です。
私自身、他人が作成したマニュアルを見ながら作業した経験があるのですが、意外にも「作業完了」までの流れが書かれていないケースが多く、最後の方になって「これで本当に大丈夫なのか？」なんて不安に感じたこともありました。
このような経験から不安にならないために思いついたことは、作業がゴールに到達したときの状態を明確に伝えることの重要性でした。
例えば、作業完了後に表示される画面（スクショなど）を添えることで、「この画面になれば作業完了なんだ」と作業者が安心して判断できるようになります。
ここまでやって、作業マニュアルは最後まで役割をしっかり果たすことが出来ます。
最後まで丁寧に導く構成が信頼性の高いマニュアルづくりの鍵になると感じています。
実際に「結」が抜けているマニュアルをたくさん見てきました。編集者的に最後だからメンドクサイのかもしれませんが、しっかりやり遂げて欲しいというのはありますよね。
起承転結は色々な場面で使える
この「起承転結」を使った仕事マニュアルの作成方法を紹介しましたが、これはさまざまな場面で応用可能だと考えています。
・営業のスクリプト
・YouTube動画構成
・商品ページ・LP構成
参考記事
本ブログで、WordPressの操作方法について解説した記事も公開しています。
今回の「起承転結」を意識して作成しているため、実践しやすい内容になっているかと思います。（そう信じたいです笑）
・承：具体的な作業内容
・転：補足情報や注意点
・結：作業完了の対応・確認
▼ご興味がありましたらご覧ください。
マニュアルで作業効率アップ
今回は、仕事で使用する作業マニュアルの作成についてご紹介しました。
私自身、最初にマニュアル作成を任されたときは、どのように書けばよいのか迷いました。
そこで、私が実際にマニュアルを見ながら作業する際に「これは必要だ」と感じたポイントを中心にまとめていきました。
今回のポイントである「起承転結」が理解できていれば、はじめてマニュアルを作成する方でも、すぐに質の高い内容に仕上げられる可能性が高くなると思っています。
今回は以上です。
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