【テレアポ】効果的なアポイントの取り方と実践テクニック【実体験】

こんにちは、ハヤです。

 

今回は実際に行っている「アポの取り方」について記録します。

 

テレアポに取り組む方にとって、参考になるとありがたいです。

筆者のテレアポ歴

筆者はこれまで約1年半にわたりある商材のテレアポを行い、7カ月で100件以上のアポイントを獲得しました。（商材名は伏せます。ご理解ください）

 

つまり、少なくとも100回以上はお客様とアポイントの設定を行っており、失敗した分も含めるとさらに多くのアポイント回数を積んでいます。

 

今回、テレアポについて整理する良い機会だと考え、この記事でテクニックを共有したいと思います。

 

テレアポにおけるアポイントの取り方

まず本記事で記載している日程調整のシチュエーションは、私の環境はPCでカレンダーで日程確認が出来る前提でお話します。

 

アポイントを取る際の基本的な型は２つ

アポイントを取る際の基本の型は以下の２つ。

 

 

１つずつ紹介していきます。

 

①「大きいグループ→小さいグループに絞る」

日程は、広い範囲から徐々に絞り込んでいく考え方が重要です。

 

お客様にいきなり「〇日〇時は空いていますが、いかがでしょうか？」と聞いてしまうと、候補がピンポイントすぎて選びにくく、そもそも予定を調整していただく立場であるのに失礼にあたる可能性もあります。

 

ビジネスパーソンとして相手の事情を配慮しながら、少しずつ日程を決めていきましょう。

 

私の場合は 「週 → 日 → 時間」 の順で候補を絞っていきます。

 

例えば、

まずは「今週か来週であれば、どちらの方が比較的ご都合よろしいでしょうか？」と大きいグループを確認します。

 

その後に「〇日の〇曜日と〇日の〇曜日ではどちらいかがでしょうか？』という流れで絞り込んでいけば、スムーズに日程調整ができます。

 

②「相手に選ばせる」

①と重なる部分もありますが、お客様が答えやすいように選択肢を提示することで、スムーズに日程を決めやすくなります。

 

「2者択一法」を活用する
この方法は営業本などで「2者択一法」とも呼ばれ、お客様に「AかBか」という形で選択肢を提示することで、スムーズな意思決定を促す手法です。

 

例えば、①の例に当てはめると、

・週単位なら「今週か来週」
・日にちなら「〇日〇曜日か〇日〇曜日」
・時間なら「〇時か〇時」

 

このように、広い範囲から徐々に絞り込んでいくと、スムーズに日程を決めることができます。

 

臨機応変な対応も大切

もちろん、お客様によっては うまく日程調整が進まないこともよくあります。

 

前述で2つ提示するといいましたが、時には3つ提示することもあります。

 

そういった場合でも柔軟に対応しつつ、 基本は「大きい→小さい」 と 「相手に選ばせる」 の2つをベースに日程調整を行えるとスムーズに進められます。

 

日程調整のポイント：最短日程で設定

アポは最短日程で取ることが鉄則です。

 

例えば、
「明日か明後日では、どちらのほうがご都合よろしいでしょうか？」

 

大事なのは、『日程と曜日』をセットで伝えることです。
すぐに予定を確認できないお客様もいるため、この2つを伝えるだけでも親切な対応になります。

 

もし提示した日程が合わない場合

提示した日程がどちらも合わない可能性があります。

 

実際に電話をしていると、提示した日程では調整が難しいことがよくあります。

 

テレアポを始めたばかりの頃は、「次の日程をすぐに提示しなければ」と焦ってしまったこともありました。このような場合でも 「日程調整は最短の日時から提示する」 ことが基本です。

 

まずは 2段階で日程を提示し、それでも調整が難しい場合は最終手段としてお客様に直接都合の良い日程を伺う方法もあります。

 

ただし、相手のペースに流される可能性があるため、あくまで補助的な手段として覚えておきましょう。

 

事前に日程は確認（慎重派な人は特に）

お客様に日程を確認するときは、電話する前にカレンダーを確認しておいたうえで提示できるとスマートに日程調整が出来ます。

 

アポ日程で追わなくていい人

話は最後まで聞いてくれるものの、日程調整の段階で断ろうとする方もいます。

 

このタイプの方は、途中で断れず、適切なタイミングを待っているだけです。

 

経験上、日程調整の段階で断るお客様は、案内中の相槌が次第に減り、反応が適当になる傾向があります。すでに断る準備ができているため、話の内容はほとんど耳に入っていません。

 

このような場合、無理に押すことはせず、早めに切り上げるのが得策です。

 

相手を袋小路に追い込まず、逃げ道を作ってあげることも大事です。無理に決断を迫ると、かえって印象を悪くし、今後の可能性も失いかねません。

 

実際、断るつもりのお客様に無理やりアポイントを取っても、商談の段階で結局断られるケースがほとんどです。もちろん、ごく稀に商談を通じて気が変わることもありますが、それは例外に過ぎません。

 

むしろ、断る意志が固い方との商談は、お互い時間の無駄です。

 

そのため、次の商談につなげるためにも、アポイントの時点である程度お客様を選別することが重要になります。

 

これらを踏まえたうえでの実例

これらを踏まえたうえでの実例
上手く型にはまったパターンを紹介します。

 

例えば、本日は月曜日。あなたはお客様のアポイントを取るために、日程調整の電話をするとします。

 

以下の条件を踏まえてトークを展開してみましょう。

 

【条件】
・既に「今週か来週のどちらがよいか」を質問済みで、お客様から「今週であればOK」との許可をもらっている。

・空いている日程の枠は、火曜日・水曜日・木曜日・金曜日の4日間。

 

【トーク】
① 最初の候補を提示
あなた：「明日（●日）の火曜日か、明後日（●日）の水曜日が空いておりますが、ご都合いかがでしょうか？」

相手：「どっちも難しいですね…。」

 

② 追加候補を提示
あなた：「かしこまりました。それでは、●日の木曜日か●日の金曜日もいくつか空いておりますが、いかがでしょうか？」

相手：「じゃあ、木曜でお願いします。」

 

③ 時間の調整
あなた：「かしこまりました。木曜日でしたら、10時と12時が空いておりますが、ご都合いかがでしょうか？」

相手：「じゃあ、12時でお願いします。」

 

④ 最終確認（復唱）
あなた：「かしこまりました。それでは、●日の木曜日12時からお時間を確保させていただきますので、よろしくお願いいたします。」

 

このような感じでアポイントの設定を行っていきます。

 

アポイントがうまく行きますように

今回は、テレアポにおけるアポイントの取り方についてご紹介しました。

 

私自身、テレアポを始めたころは、先輩からアポ取りのテクニックを１から教えていただきました。そのおかげで、100件以上のアポイントを獲得できるようになりました。

 

実は、このアポのテクニックはテレアポに限らず、日常のやりとりにも応用できます。

 

さまざまな場面で役立つ知恵として活用していただければ幸いです。

 

あなたのテレアポがうまくいくことを願っています。

 

今回は以上です。

 

▼まとめ